Biała lista podatników VAT, wprowadzona w życie od 1 września 2019 roku, stanowi rejestr informacji o podatnikach VAT. Jej głównym celem jest umożliwienie precyzyjnej weryfikacji danych dotyczących:
- Statusu podatnika VAT – czy jest on zarejestrowany jako czynny podatnik czy zwolniony.
- Rachunku bankowego – uznawanego za właściwy do dokonywania płatności na rzecz kontrahenta, z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Należy podkreślić, że biała lista obejmuje wyłącznie dane firmowych rachunków przedsiębiorców, którzy są aktywnymi podatnikami VAT. Te informacje automatycznie są pobierane z bazy danych KAS po wcześniejszej weryfikacji w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej, czyli STIR.
Biała lista – wyszukiwarka podatników i rachunków bankowych
Biała lista podatników jest ogólnodostępna, a dane w niej zawarte można zweryfikować poprzez rządową stronę internetową: podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka oraz w CEIDG. Podatników można wyszukać za pomocą numeru konta bankowego, numeru NIP lub REGON oraz nazwy.
Informacje zawarte w białej liście podatników VAT
Biała lista podatników VAT dostarcza szereg informacji, takich jak:
- pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- numer NIP,
- status podatnika,
- numer REGON (jeśli dotyczy),
- numer KRS (dla spółek wpisanych do KRS),
- adres siedziby przedsiębiorstwa (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi),
- imiona, nazwiska oraz numery identyfikacyjne osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa,
- imiona, nazwiska oraz numery identyfikacyjne prokurentów,
- dane pełnomocnika przedsiębiorstwa,
- daty związane z rejestracją, odmową rejestracji, wykreśleniem z rejestru podatników VAT lub przywróceniem zarejestrowania jako podatnika VAT, ze wskazaniem podstawy prawnej decyzji organu podatkowego,
- numer firmowego rachunku rozliczeniowego lub konta bankowego w SKOK, zgłoszonego organom podatkowym i zweryfikowanego przez STIR.
Brak rachunku VAT na białej liście – potencjalne przyczyny
Pomimo rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego podatnika VAT, może zdarzyć się, że jego rachunek firmowy nie pojawi się na białej liście podatników. Przyczyny tego mogą być następujące:
- brak rachunku firmowego lub konta bankowego w SKOK – konieczne jest założenie firmowego rachunku, który zostanie oficjalnie potwierdzony przez bank i poddany weryfikacji przez STIR.
- niezgłoszony rachunek firmowy do urzędu skarbowego – jeżeli rachunek firmowy nie został zgłoszony do urzędu skarbowego, konieczne jest dokonanie zgłoszenia poprzez aktualizację wniosku CEIDG-1 lub odpowiedniego formularza NIP.
- nieprzekazany przez bank rachunek bankowy do weryfikacji STIR – w takiej sytuacji należy skontaktować się z bankiem i zweryfikować, dlaczego rachunek bankowy nie został przekazany do STIR.
W każdej z tych sytuacji, istotne jest podjęcie odpowiednich działań w celu usunięcia przyczyn i umożliwienia pojawienia się rachunku na białej liście podatników VAT.
Biała lista podatników – rola w procesie płatności
Biała lista podatników dostarcza informacji o rachunku bankowym kontrahenta, który jest rachunkiem rozliczeniowym. Zgodnie z art. 19 Prawa Przedsiębiorców, od 1 stycznia 2020 roku, transakcje między przedsiębiorcami przekraczające 15 000 zł podlegają płatności na rachunek widniejący na białej liście. Jeśli klient dokona wpłaty na inny rachunek, nie będzie mógł uznać tego wydatku w kosztach, co może prowadzić do wspólnej odpowiedzialności w zakresie podatku VAT, jeśli kontrahent unika zapłaty podatku VAT od danej transakcji.
Biała lista podatników zawiera informacje podane przy zakładaniu działalności oraz podczas aktualizacji danych. Spółki zarejestrowane w KRS lub spółki cywilne mogą aktualizować dane za pomocą NIP-8 i NIP-2, natomiast jednoosobowe działalności gospodarcze przez wniosek CEIDG-1. W razie zmiany informacji, konieczne jest poinformowanie odpowiednich organów.