Faktura proforma to jedna z wielu form dokumentacji wydawanej przez przedsiębiorców każdego dnia. W poniższym artykule wyjaśnimy, czym różni się od faktury VAT oraz jakie korzyści zapewnia firmie.
Czym jest faktura proforma i dlaczego przedsiębiorcy decydują się ją wystawiać?
Faktura proforma, choć wyglądem przypomina typową fakturę VAT, nie jest formalnym dokumentem księgowym i dlatego nie może być ujęta w księgach rachunkowych. Jej głównym celem jest informowanie nabywcy o cenach, rodzajach oferowanych produktów lub usług oraz całkowitym koszcie planowanego zamówienia. Faktura proforma jest także używana w celu uzyskania płatności w terminie, dzięki swojej funkcji ofertowej i informacyjnej.
Wystawienie faktury proforma wymaga przestrzegania tych samych zasad co przy wystawianiu zwykłej faktury VAT. Jej niezbędne elementy obejmują:
- datę wystawienia i numer faktury,
- dane identyfikacyjne stron umowy,
- datę dostawy lub wykonania usługi,
- opis produktu, towaru lub usługi,
- jednostki miary właściwe dla przedmiotu sprzedaży,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawkę podatku VAT,
- kwotę podatku VAT,
- wartość sprzedaży brutto (wyrażona kwotowo i słownie).
Należy pamiętać o właściwym zatytułowaniu faktury.
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT jest jednym z najczęściej stosowanych dokumentów księgowych. Służy do dokumentowania transakcji zawartych przez strony umowy widniejące na dokumencie. Jej wystawienie generuje obowiązki dla obu stron transakcji – kontrahent musi uregulować należność, a wystawca faktury odprowadzić odpowiedni podatek.
Warto pamiętać, że ustalenie terminu płatności może istotnie wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa. Często odraczany jest on na kilka tygodni lub miesięcy, co jest standardową praktyką w niektórych branżach, ale może stanowić wyzwanie dla wystawcy faktury, który musi czekać na uregulowanie należności.
Główne różnice między fakturą proforma a fakturą VAT:
- Faktura VAT jest formalnym dokumentem księgowym i stanowi umowę prawnie wiążącą obie strony.
- Faktura proforma pełni funkcję wyłącznie handlową i informacyjną, nie generuje obowiązku podatkowego. Jest to forma przedstawienia warunków transakcji, którą kontrahent może przyjąć lub odrzucić.
- W przypadku akceptacji faktury proforma, przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić standardową fakturę VAT i uwzględnić operację w księgach rachunkowych.
- Zarówno faktura proforma, jak i faktura VAT zawierają te same informacje, z różnicą wymaganego oznaczenia zgodnie z przepisami.
W razie dodatkowych pytań lub potrzeby profesjonalnej pomocy w zakresie księgowości, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Jesteśmy tutaj, aby służyć Ci wsparciem i doradztwem w każdej kwestii związanej z finansami Twojego przedsiębiorstwa!